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Adaptación de la empresa a normativa de protección de datos

La adaptación a la normativa de protección de datos es el proceso a través del cual la empresa ajusta y modifica sus políticas, procedimientos y prácticas para cumplir con las regulaciones relacionadas con la protección de datos de carácter personal.

Esta adaptación a la normativa de protección de datos implica la toma de medidas que garanticen que la empresa cumpla con los requisitos legales establecidos. Puede incluir:

  • Creación o revisión y actualización de políticas de privacidad
  • Análisis de los riesgos de la empresa y la evaluación de su impacto en caso de producirse: mitigando las posibles amenazas para la privacidad que pueden surgir al procesar datos personales.
  • Asegurar que la obtención de los datos de las personas se realiza a través de un canal legítimo como puede ser por ejemplo el consentimiento.
  • Establecer qué medidas de seguridad han de implementarse en la empresa: asegurando la adopción de medidas tanto técnicas como organizativas que protejan los datos contra accesos no autorizados o filtraciones.
  • Designación de un delegado de protección de datos o responsable de privacidad.
  • Capacitación y concienciación del personal: proporcionando formación a los empleados sobre las políticas y procedimientos relacionados con la protección de datos para garantizar su cumplimiento en todas las actividades laborales de la empresa.

Desde Meridia Legaltech acompañamos a las empresas desde el inicio del proceso de su adaptación o readaptación a la normativa de protección de datos, y continuamos asistiéndola en las distintas fases hasta finalizar su implementación, hasta las posteriores revisiones.

Normativa vigente legal de protección de datos en España

El Reglamento general de protección de datos conocido como RGPD entró en vigor en mayo de 2016 y es de aplicación obligatoria en toda la Unión Europea desde mayo de 2018. Este reglamento nace con la finalidad de garantizar el derecho fundamental de las personas a que la privacidad de sus datos personales esté protegida, proporcionándoles un mayor control y seguridad sobre su uso.

El RGPD amplía nuestros derechos a decidir cómo deseamos que nuestros datos sean tratados y cómo queremos recibir información de las empresas. A la vez, establece estándares más estrictos para que las organizaciones protejan y manejen la información de manera responsable y ética, imponiendo sanciones significativas a aquellas que incumplen sus disposiciones.

En España, aplica a su vez la LOPDGDD de 2018 que complementa las disposiciones del reglamento europeo.

Ventajas de adaptar tu empresa a la normativa de protección de datos

Adaptar una empresa a la normativa de protección de datos ofrece una serie de ventajas significativas para la empresa entre las que se incluyen:

  • Permite que la actividad de la empresa se desenvuelva en un entorno más seguro cuando maneja datos personales de clientes, proveedores, empleados o terceros.
  • Más allá de garantizar el cumplimiento legal evitando posibles sanciones y multas, la adaptación a la normativa mejora la reputación y la confianza al demostrar el compromiso de la empresa con la privacidad y seguridad de los datos personales que maneja.
  • Ayuda a reducir el riesgo de que se produzcan brechas de seguridad, incidentes o pérdidas de datos, ya que promueve prácticas más seguras.
  • Mejora la gestión de dato (organización, almacenamiento y uso), ya que permite revisar y mejorar los procesos en los que se trabaja con datos.
  • Ofrece una imagen de mayor transparencia y control, ya que implica proporcionar a los individuos mayor claridad y control sobre cómo se manejan sus datos, lo que puede ayudar a mejorar la relación con los clientes.

Herramienta de gestión de RGPD

Con el fin de simplificar a nuestros clientes el cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD, en Meridia Legaltech trabajamos con la soluciones informáticas diseñada por expertos, muy útiles para asegurar el cumplimiento a la vez que facilitan el trabajo al delegado de protección de datos o persona responsable de gestionar la protección de los datos personales. Destacamos entre sus ventajas:

  • Completo listado de cuestiones a supervisar, que ayudan a la hora de asegurar el cumplimiento y seguimiento y permiten trabajar de manera eficiente y ordenada.
  • Asigna tareas a cada usuario.
  • Convoca reuniones. 
  • Establece controles que permitan chequear que se está realizando el cumplimiento.
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Preguntas frecuentes

¿Cuánto dura el proceso de adaptación a la normativa de protección de datos?

La duración puede variar en función de varios factores, tales como: el tamaño de la empresa, la complejidad de sus sistema de datos, el nivel de preparación inicial, aspectos relacionados con la implementación de las medidas o la disponibilidad del responsable asignado a esta tarea. La implementación inicial puede llevar desde un mes, hasta más de un año en organizaciones grandes y complejas.

¿Es obligatorio para mi empresa hacer una adaptación a la normativa?

Sí, siempre y cuando la empresa trate datos de carácter personal.

¿Si mi empresa forma parte de un grupo de empresas, es necesario que cada una de ellas realice la adaptación a la normativa de protección de datos?

Cada entidad es responsable de su propio cumplimiento normativo y ha de adaptarse en caso de que trate datos de carácter personal. Si las empresas dentro del grupo comparten o transfieren datos personales entre sí, es importante evaluar además cómo se manejan estos datos compartidos.

¿Qué le puede ocurrir a mi empresa en caso de no estar adaptada a la normativa?

En el caso de que la empresa fuera denunciada por un tercero (cliente, proveedor, empleado…) puede ser sancionada hasta una cantidad de 20 millones de euros o el 4% de su facturación global. Pueden producirse también acciones legales por daños y perjuicios por parte de los afectados, así como daños reputacionales.

Con independencia de las denuncias de terceros, la propia Agencia Española de Protección de Datos también puede actuar de oficio.

¿Qué diferencia existe entre readaptación y auditoría?

La auditoría tiene como objetivo fundamental verificar tanto que la empresa sigue adaptada a la normativa de protección de datos como que los procedimientos internos establecidos se están cumpliendo. La readaptación en cambio es el tratamiento o subsanación de las no conformidades encontradas en la auditoría.

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